プロが解説する「カタログ管理」を効率化する3つのポイント

物販事業で欠かせない「商品カタログ」の管理は運用負荷の高い業務の1つです。Excelなどを使った人手によるファイル管理運用ではデータの更新漏れやバージョン違いなどのミスが頻発しやすいため、デジタルカタログツールを導入して自動化を図っている企業も少なくありません。

デジタルカタログツールを導入することで一部の作業の効率化は実現できますが、複数部門をまたがるデータの流れを改善しないままでは、運用負荷の抜本的な削減にはつながりません。なぜなら、カタログ管理の本質は、「情報を集める」ことだけではなく、「情報が作られる場所と使用される場所」を把握したうえで「情報を集約して、いつでも取得・活用できるように管理する」ことだからです。

例えば、同じ情報が複数の部門やシステムに遍在していて、それぞれが独自のルールで運用している状態では、正確かつ最新の情報を特定することが困難になります。「カタログ管理」の業務を効率化したいのであれば、最初にデータの管理・運用方法を整備する必要があります。

カタログ管理業務の効率化は、以下の3つのポイントを押さえて取り組むことが重要です。

◆カタログ管理の効率化の取り組みにおける3つのポイント

情報の発生場所と利用場所を把握したうえでデータを適切に一元管理し、人手を介さずに利用できる環境を整備することが、カタログ管理の効率化につながります。

この記事では、株式会社インターファクトリーでマーケティングを担当する筆者が、カタログ管理業務の効率化について解説します。

ツールを導入するだけでは業務負荷は減らない

近年は、顧客接点でも使用される商品カタログの管理を、Excelなどのファイルを使った従来の運用からデジタルカタログツールによる運用に置き換える企業が増えており、導入企業では一部の作業の自動化を実現しています。

以下は、従来のファイルによるカタログ管理とデジタルカタログツールによるカタログ管理の特徴を比較した表です。

◆ファイルとデジタルカタログツールのファイル管理の特徴比較

デジタルカタログツールを使用することで、データ更新作業や属人的なファイル管理などの手間を軽減できます。特に、履歴の管理や差分等の確認が容易に行えるため、複数部門での業務効率化が期待できます。

しかし、デジタルカタログツールを導入しても、次のような課題は改善されないまま残っている状況です。

◆ツール導入だけでは改善しない課題（例）

「一部の作業は改善されたが、期待したほどの導入効果を得られていない」という状況は、デジタルカタログツールの導入において珍しいことではありません。

なぜ、期待と結果との間に大きな差が生じてしまうかというと、「カタログ管理の効率化」という期待には、文書管理をデジタル化だけでなく、さまざまな場所で作られ、使用されている情報（データ）を体系的に管理するための基盤がなければ解消できない課題についての期待が含まれていることが多いからです。

カタログ管理が複雑化する構造的な理由

「カタログ管理」を複雑にし、業務負荷を押し上げる要因として、商品情報を複数部門がそれぞれの目的で利用していることが挙げられます。利用目的に合わせて各部門や担当者が独自の方法で、ファイルを作成したりデータを変更したりしていることで、1つのデータやファイルから複数のバージョンが生まれ、全体で見たときに「正しい最新情報」がどれかが分からない状態に陥ってしまうのです。

◆「カタログ管理」で複数のバージョンが生まれてしまう背景（イメージ）

出典：筆者作成

商品情報は複数部門で使用されるため複数のフォーマットやバージョンのファイルが生まれやすく、さらに、各部門や担当者が独自の方法で管理/運用していることで、全体として見たときに、最新の情報が分からないという問題が生じます。

上図では、紙の商品カタログの制作以降にデータの分岐が起こり、各工程で必要とされるファイルが増殖していますが、デジタルカタログに完全移行したとしてもこれらの問題が解消されることはありません。

カタログ管理では、以下のような問題が生じやすくなります。

◆カタログ管理における問題（例）

カタログ管理を最適化するためには、商品データごとの主管を明確にし、誰がデータを登録・更新して、各チャネルにどのように配布するかという「商品情報のデータフロー」を整理することが重要になります。

カタログ管理を効率化するための3つのポイント

商品情報を「誰が登録・更新して、どこにどのように配布していくのか」といったデータの流れの明確化が、カタログ管理の効率化の成功の鍵となります。この記事では、カタログ管理の効率化の取り組みで押さえておくべき3つのポイントを紹介します。

ポイント① 商品データの更新者を明確にする

商品カタログの更新漏れやバージョンの不一致が生じるのは、商品データを複数の部門や担当者が更新しているからです。部門ごとに別のファイルを最新化して使用していたり、担当者ごとに独自の最新版を保持していたりすると、正しいデータがどれかを判断できなくなり、修正や先祖返りが頻発しやすくなります。

こうした状況を改善するためには、商品情報を誰がどのように更新するのかを明確にすることが必要です。データの更新者を限定することで、情報の精度と粒度のばらつきやファイルの増殖を防ぐことができます。

ポイント② コンテンツ作成とデータ更新は別々に作業する

商品情報を使用したコンテンツの制作中に商品データの更新が発生すると、コンテンツ制作部門では制作を中断して修正対応を行わなければならず、品質の低下やリリース遅延、ミス発生などのリスクが高まります。

こうした状況を回避するためには、更新データの反映とコンテンツ制作作業とを同時に行うのではなく、完全に切り離して作業することで、変更箇所の特定がしやすくなり、作業負荷も抑えることができます。

ポイント③ 各チャネルへの情報配信を自動化する

商品カタログは、ECサイト、営業資料、販促物、サポートなどの多くのチャネルで利用されるため、各チャネルがそれぞれ手作業で情報を反映する運用では、チャネル間で反映タイミングがそろわなかったり、一部のチャネルでは誤情報や古い情報を掲載してしまったりする可能性が高くなります。

チャネル間での情報の不整合は、変更された商品データを、すべてのチャネルで人間の手を介さずに使用できる仕組みを整備することで回避できます。変更データの反映プロセスを自動化することで、質の高いデータ運用が実現できます。

カタログ管理の成否の鍵は、データの一元管理

繰り返しとなりますが、カタログ管理の負荷を抜本的に削減するためには、商品情報が生まれる場所と使用される場所を把握し、「唯一のマスタデータを、誰がどのように管理し、どのように利用部門に展開するか」が明確にされたデータ基盤を構築する必要があります。

デジタルカタログツールは、集めた商品データを閲覧しやすい形式にまとめてユーザーに配布するためのアウトプット（成果物）を作成するためのツールですから、肝心の商品データが正しく管理・運用されていない状況を解消することはできません。

データ運用を改善するためには、データの一元管理が必要になります。基本となる情報をマスタデータとして1つのデータベースに集約し、そのデータベースを唯一の更新場所とするための運用方針と仕組みを構築することが重要です。

◆データを一元管理することによるメリット（例）

カタログ制作業務だけにフォーカスするのではなく、データの登録・更新から利活用までのデータの流れと運用方針を明確にしてデジタル化することで、カタログ管理の効率化を実現することができるのです。

「PIM（ピム）」で最適化された「カタログ管理」を実現

前項で説明した「データの一元管理」を実現するために有効な方法が、PIM（Product Information Management：商品情報管理）の導入です。

PIM（ピム）を導入すると、商品に関するさまざまなデータを一元管理し、チャネルごとに最適な形式のデータファイルを自動で生成・配信することができます。

◆PIMを中心にしたデータ一元管理の流れ

出典：筆者作成

商品カタログ、営業資料、販促物などのすべての商品情報は、PIMの商品データを使用して制作すれば良いため、複数の部門がコンテンツに必要な商品データを集めるために費やしていた多くの時間が解放され、組織全体の生産性が向上します。

また、PIMは利用部門や販売チャネルごとの異なる仕様に最適化した情報を自動で生成・配信することができるため、部門間で複数のファイルを管理したりデータファイルを送受信したりする必要がなくなり、人手を介することで生じていたミスや調整トラブルなども減少します。

PIMが存在感を増している背景には、DX化の影響に加えて、近年主流の「多品種少量生産化」に伴う商品点数の増加と販売チャネルの拡大などの影響で、手作業では整合性を維持したデータ運用ができなくなっていることがあります。

PIMについては関連記事で詳しく解説していますので、本記事とあわせてご覧ください。

関連記事：商品担当者が「PIM（ピム）」を10分で理解するプロの徹底解説

まとめ

「カタログ管理」を効率化するためには、デジタルカタログツールの導入だけでは不十分で、商品データの運用そのものを改善する必要があります。

商品点数の増加、販売チャネルの拡大、多言語への対応などに取り組む企業が、手作業によるファイル管理で、膨大な商品データの整合性と質を維持していくことは不可能です。

商品情報の一元管理と複数チャネルへ自動配信が可能な「PIM（ピム）」とデジタルカタログツールを組み合わせて導入して、商品データの管理・運用とカタログ管理を最適化することで、複数部門の大幅な業務効率化を実現していきましょう。

インターファクトリーではクラウド型の商品情報管理サービス「EBISU PIM（エビス ピム）」を提供しています。外部のツールやシステムとの柔軟な連携も可能なため、カタログ管理の最適化をはじめ、商品データの統合管理と利活用に適したサービスです。

EBISU PIMの詳しい機能や導入事例は、下記の公式サイトでご確認ください。

公式サイト：EBISU PIM（エビス ピム）