アナログな受発注業務をやめたい！BtoB ECで業務効率化を実現するポイント

受発注業務を担当している方の中には、アナログな対応によるヒューマンエラーや非効率にお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

アナログな受発注業務をデジタル化することで、ビジネスの生産性を大幅に向上させることができます。電話やFAXに依存した対応から、システム化による効率化へ移行することで、ヒューマンエラーの削減やコストの最適化が期待できるのです。

この記事では、アナログな受発注業務から脱却し、BtoB-ECを活用して業務を効率化するための具体的な方法を紹介します。

アナログな受発注業務は競争力の低下につながる

アナログでの受発注業務は、多くのビジネス担当者にとって大きな課題となっています。特に、電話やFAXを使ったやり取りは時間がかかり、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

背景には、古いシステムに慣れていることや、デジタル化への不安があります。しかし、変わりゆく市場環境に対応し、今後の競争力を保つためには、業務の見直しとデジタル化への移行が重要です。

受発注業務の効率化の基本ステップ

ここでは、アナログな受発注業務を効率化するための基本的なステップを解説します。

ステップ① 具体的な作業負担の整理

第一歩として、電話やFAXでの受注業務によって生じる作業負担を整理します。アナログな方法での受発注は、毎回異なる形式で情報が伝達され、誤解を生む可能性が高く、余計な確認作業やミスが増大します。

このような混乱を解消するためには、各プロセスで何が問題となっているのかを具体的に洗い出すことが重要です。これにより、どこに改善が必要かが明確になり、適切な対応策を導入できるようになります。

ステップ② 紙管理・アナログ対応によるヒューマンエラーや業務過多の原因分解

次に、紙による管理やアナログ対応で発生しやすいヒューマンエラーや業務過多の原因を分解します。紙ベースの管理は、情報の紛失や記入ミスを招くことがよくあります。これにより、時間のロスやさらなるエラーが生じます。

情報をデジタル化することで、ヒューマンエラーを大幅に削減できます。デジタルツールの導入は、情報の正確な管理と効率的な処理を実現し、結果として作業負担を軽減できます。

受発注システム導入の2つのポイント

ここでは、受発注システムを導入する際の2つのポイントを解説します。

ポイント① 取引先の理解を得る

新しいシステムを利用するのは自社の社員だけとは限りません。取引先の担当者にもシステムを通して発注や在庫確認、納期確認などをしてもらう必要があります。

取引先の理解を深めるためには、適切なコミュニケーションが欠かせません。システム変更による影響を明確に説明し、共に成長するビジョンを共有することで信頼関係が構築されます。定期的なフォローアップや、改善状況の報告を行うことで取引先の不安を解消し、新たなプロセスへの円滑な移行を支援します。

ポイント② 段階的なシステム移行で運用負担を軽減

システムの変更には、段階的な移行が最適です。一度に全てを変えると混乱や負担が大きくなります。段階的に機能を導入することで、担当者の慣れを考慮しつつ順応させることが可能です。また、適切な研修やサポートを提供することで、システムへの理解が深まるでしょう。

さらにフィードバックを基に段階的に改善を加えることで、最適な運用環境を構築できます。これにより、最小限のストレスで効率的なシステムの活用が実現し、企業全体の生産性が向上します。進行状況を定期的に見直し、計画の微調整を行うことで、導入効果を最大限に引き出すことができます。

BtoB ECを活用した業務効率化の事例3選

ここでは、BtoB ECを導入してDX化や業務効率化を実現した事例を3つご紹介します。

事例① 株式会社ダンロップスポーツマーケティング

株式会社ダンロップスポーツマーケティングは、受発注業務をデジタル化し、業務効率を大幅に向上させた成功例です。以前はFAXや電話で注文を受け付けていましたが、2021年にクローズドなBtoB-ECサイトを立ち上げました。これにより、取引先は商品の検索や確認、注文がスムーズに行えるようになり、正確な情報伝達が実現しました。

新しいサイトの導入により、見積もり作成にかかる時間は大幅に削減され、2024年にはFAXの受信枚数が47%減少しました。同社はBtoB-ECサイトの機能を拡充し、ゴルフクラブのカスタム注文ができるサービスを追加。これにより、取引先利用率が2倍に向上しました。営業部門や取引先との丁寧なコミュニケーションを通じて、複雑な商習慣への対応にも成功しています。

参考：ダンロップスポーツマーケティングに聞くBtoB-EC化のリアル　社内・取引先を動かした仕掛けとは

事例② 株式会社ヤマハミュージックジャパン

株式会社ヤマハミュージックジャパンは、BtoB-ECサイトを刷新し、効率的なシステムを構築しました。従来のサイトではパーツの在庫と注文のシステムが別々で一貫性が欠如していたため、一元化を図りました。これにより技術者は簡単にサービスパーツを取得でき、手入力の負担は大幅に軽減されました。

また、サイトの改良により、技術者が必要とするパーツを簡単にアクセスし、注文が可能になったことで、業務の効率化が進みました。今後はECサイト経由の受注率80%を目指し、業務のさらなる効率化とBtoC市場への展開を検討しています。

参考：ヤマハミュージックジャパンが BtoB-ECサイトでクラウドECシステムを選んだ決め手

事例③ 株式会社カワダ

株式会社カワダは、アナログな問屋業を効率化するため、2009年にBtoB-ECを導入、2013年にリニューアルしました。

リニューアル後、注文単価は一括注文機能により約1.6倍増加し、平均3万円から5万円に向上。さらに販路拡大が容易になり、従来は取引開始までに3～6か月かかっていたケースもありましたが、EC化により最短2営業日程度で可能となりました。また、業務効率化により、他部署のFAX注文と比較し、受発注処理は6〜8倍効率化されたとのことです。

他にも新製品の予約注文に対応したことでリピーターの獲得が進み、月次の売上予測が容易になったことで、在庫管理や営業活動もスムーズに行えるようになりました。

参考：BtoB-ECへの挑戦。玩具メーカー兼問屋カワダが実現した業務効率化と事業拡大

まとめ

アナログな受発注業務をデジタル化することで、ビジネスの生産性を大幅に向上させることができます。電話やFAXに依存した対応から、システム化による効率化へ移行することで、ヒューマンエラーの削減やコストの最適化が期待できるのです。

特に、受発注システムの導入は自動化を促進し、業務負担を軽減します。ペーパーレス化や業務フローの見直しも重要な要素です。これらの取り組みを段階的に進め、取引先とのコミュニケーションを強化することが成功への鍵となります。

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