ECサイトの受注管理はシステム化がマスト！効率化の秘訣を解説

ECサイトの売上が軌道に乗り始めた。現状の受注管理体制に危機感を覚えつつも、何から見直せばよいのか分からない──。

結論、ECサイトの受注管理を最も効率的に進めるなら、システムを活用して管理することが重要です。

システム導入により注文情報や在庫をリアルタイムで連携できるようになれば、入力ミスや在庫差異が起こりにくい運用体制を築けるからです。その結果、受注処理にかかる人的リソースも抑えやすくなるでしょう。

ただし、現状のアナログ対応からシステムへ切り替えることに対し、コストや運用変更の負担を懸念する方も多いと思います。ですが、現状アナログ対応で受注処理が追いついていないのであれば、早めに今の体制を見直すべきです。

対応が遅れると、売上拡大に対応しづらくなるだけでなく、処理ミスによる機会損失やECサイトの評判が低下し続けるおそれがあります。

実際、受注管理がシステム未対応のままだと、今後の事業成長に対応できなくなるだけでなく、人的ミスによる機会損失やブランド価値の低下につながる恐れがあります。結果的に、大きな損失を招く可能性もあるでしょう。

一方で、システム対応済みの体制であれば、在庫や注文情報を即時に同期できるため、人的リソースの削減や人的ミスの防止につながります。その結果、受注管理をより効率的かつ安定的に進められるようになります。

そんな最悪の未来の訪れを防ぐため、本記事では、ECサイトの受注管理をシステム化すべき理由や導入時に押さえるべきポイントなどを網羅的に解説します。

◆この記事を読むと得られるメリット

受注管理のシステム化について重要性をしっかり理解し、どれだけ注文が来ても揺るがない「運営体制」の基盤を整えましょう。

1.最も効率的なECサイトの受注管理はシステムを活用して管理すること

ECサイトの受注管理業務を効率化するためには、システムで管理することが一番の近道です。

なぜなら、業務の効率化とミス防止の観点から、生産性を劇的に変えることができるからです。

アナログ対応では、注文書や在庫台帳などを手動で入力する必要があり、在庫数の反映にもタイムラグが発生しやすくなります。1件の注文処理に15分ほどかかることもあり、結果として在庫管理の不正確さが顧客満足度の低下につながることもあります。

一方で、システム化すれば、すべての注文情報を自動的に集約でき、在庫数もリアルタイムで同期されます。その結果、1件あたりの注文処理時間を2分程度まで短縮できる可能性があり、正確な在庫管理によって顧客満足度の向上も期待できます。

実際、システム化により「注文情報の自動集約」や「在庫のリアルタイム同期」が可能になれば、受注管理をワンストップで行えるようになり、処理時間の短縮とヒューマンエラーの削減を実現できます。

実際、2021年度の中小企業庁が実施した調査では、電子受発注を採用している企業は、BtoB取引だけでも48.5％にのぼり、約5割の企業が業務効率化のためにシステムを利用しています。

多店舗展開が一般化するなか、受注管理をシステム化すれば、「作業」に費やしていた時間や人的リソースを「戦略策定」に振り向けやすくなり、利益率の向上も期待できるでしょう。

2.ECサイトの受注管理をシステムに移行し効率化に成功した事例

実際に、ECサイト事業者が受注管理システムを使うことで、どのような側面で効率化できたのか、その成功事例について紹介します。

◆ECサイトの受注管理システム化の成功事例

2-1.手入力作業を卒業して売上112％を実現した事例

ECサイト運営における受注管理の課題を、システム連携で解決した札幌テレビ放送様の事例です。

在庫の引き当てが適切に行えていなかったという課題をシステム連携で解消し、売上112％を実現。工数削減で生まれた時間を販促に活用できるようになり、売上向上にもつながりました。

◆受注管理システム導入前の課題

◆受注管理システム導入後の具体的成果

この事例の詳細が気になる方は、「EC売上112%にアップ！札幌テレビ放送が実現した誰もが使いやすいECサイトとは」をご覧ください。

2-2.BtoB受注の自動化で業務環境を改善した事例

次は、アナログなBtoB受注業務をWeb受発注システムへ移行し、業務効率化と顧客満足度の向上を実現した、株式会社ダンロップスポーツマーケティング様の事例です。

FAXや電話による煩雑な受注業務や、取扱商品特有のカスタム注文で発生しやすいミスを、システム連携によって解消しています。これにより、業務効率化だけでなく、取引先の負担軽減や特注品の注文ミス防止にもつながった事例です。

◆受注管理システム導入前の課題

◆受注管理システム導入後の具体的成果

社内外のコミュニケーションコストの軽減や改革にもつながる模範的な成功例です。

この事例の詳細については、「ダンロップスポーツマーケティングに聞くBtoB-EC化のリアル　社内・取引先を動かした仕掛けとは」でご確認ください。

2-3.システム化でグローバル展開の基盤を整えて受注・運営を一元化した事例

最後は、世界的人気タイトルを展開するグローバル企業として、複雑な海外販売や多様な商品展開に伴う受注管理の精度を向上させた、株式会社スクウェア・エニックス様の事例です。

システム導入により、爆発的なアクセスや膨大な注文数に耐え得る基盤を整えた結果、受注性能を従来比の2倍まで伸ばしています。

◆受注管理システム導入前の課題

◆受注管理システム導入後の具体的成果

突発的な市場の変化や影響も、システムでカバーできる体制を整えた、「受注性能が2倍になりました：スクウェア・エニックス様」も併せて確認してください。

3.ECサイトの受注管理をシステム化する際のメリット

ただ利便性が高まるだけでなく、投資対効果（ROI）の観点から、システム化の先にどのような成果が見込めるのかを理解することが、導入成功の鍵となります。

この章では、これまでの成功事例を踏まえ、ECサイトの受注管理をシステム化することで得られる3つのメリットを整理してご紹介します。

◆ECサイトの受注管理システム化によるメリット

3-1.ヒューマンエラーからの脱却

ECサイトの受注管理をシステム化するメリットの1つは、人的ミスを減らせることです。

人の手による在庫更新や受注処理には限界があり、特に多店舗展開をしている場合は、以下のような

◆アナログ運用で発生しやすいトラブル

ダンロップスポーツマーケティング様の事例でも、FAXや電話中心の受注をシステム化することで、聞き間違いや読み間違いによる伝達ミスの防止につながっています。

これらは、顧客満足度やリピートの機会を奪うヒューマンエラーです。

そのため、受注管理をシステム化してミスを未然に防ぐ仕組みを構築することこそが、信頼性の維持や利益を積み上げるために重要と言えます。

3-2.事務作業の自動化による販促施策に集中できる環境の実現

人的リソースを「単なる作業」ではなく、「売上を生み出すための戦略」に振り分けられる点も、メリットの1つです。

伝票発行やサンクスメールの送信といった定型業務を自動化することで、作業時間を販促や企画などに充てやすくなるからです。

先述の札幌テレビ放送様の事例のように、手入力による在庫管理をシステム連携で自動化したことで、余剰時間をメルマガ配信などの販促施策にあてられるようになります。その結果、売上112%という具体的な成果を生み出しています。

だからこそ、定型業務はシステム化し、売上につながる業務へリソースを集中させることが重要です。

3-3.市場ニーズに合わせた組織の柔軟な拡大

最後に解説するメリットは、急な注文増加や事業拡大といった市場の変化にも、安定して対応できる基盤を整えられることです。

特に、API連携やSaaSなどの拡張性のあるシステムを導入すれば、注文数や取扱商品数が大きく増えても、安定した受注体制を維持しやすくなるからです。

スクウェア・エニックス様の事例のように、爆発的なアクセスや膨大な注文が殺到してもシステム化で基盤が整っていれば、高い受注性能を維持できるようになります。

変化の激しいEC市場では、突発的な事象が起きても受注や運営を止めることなく、安定して継続できる体制を整えることが、事業成長の鍵となります。

柔軟に対応できる受注システムを活用し、持続可能な事業運営を実現しましょう。

4.ECサイトの受注管理をシステム化する際のデメリット

一方で、ECサイトの受注管理をシステム化する際には、いくつかデメリットもあります。

◆ECサイトの受注管理システム化によるデメリット

システム化には、金銭的なコストだけでなく、現場の運用ルールを見直し、浸透させるための対応も欠かせません。

以下で詳しく解説します。

4-1.導入・運用にかかるコストが発生

1つ目のデメリットは、ツールの利用料や保守管理費など、継続的なコストがかかる点です。

たとえば、外部のクラウドツールを導入する場合、下記のように初期費用に加えて月額利用料も発生します。

◆従来のアナログ対応とシステム化した場合の費用比較

一見大差ないように見えますが、アナログ対応のままだと受注増加に応じて人件費が膨らむ一方、システム化した場合は「1件あたりの処理コスト」は低下していきます。

同程度のコストが発生するとしても、システム化のほうがより売上につながることに時間を使え、収益性を高めやすいでしょう。

4-2.新しい運用を現場に定着するための時間と労力が発生

2つ目のデメリットは、既存の業務フローを見直し、新しい運用を現場に定着させるまでに時間と労力がかかる点です。

特に、手動管理からシステム管理へ移行する際は、現場の運用ルールそのものを見直す必要があるため、以下のような対応が発生します。

◆システム管理に移行する際に発生する業務

ですが、新しい運用が定着すれば、人的ミスを減らし、担当者がより付加価値の高い業務に集中しやすくなります。

移行時の負担は一時的なものです。理想的な管理体制を実現するための過程と捉え、現場の意見を取り入れながら新しい基盤を整えていきましょう。

5.ECサイトの受注管理のシステム化を成功させる3つの秘訣

ECサイトの受注管理におけるシステム化を成功させるためには、3つのポイントがあります。

◆ECサイトの受注管理のシステム化を成功させる3つのポイント

システム導入の際につまづきやすいポイントや、多くの人が悩まされる点を取り上げ、その解決方法を紹介します。

5-1.システム化の秘訣：マスタデータの整理・統一を行う

まずは、既存システムと外部の受注管理システムを連携する際は、マスタデータの整備が重要です。
※マスタデータとは：取り扱い商品の情報を一元管理するためのデータベースのこと

マスタデータはシステム同士をつなぐ共通ルールのようなものです。これが整っていないままシステム連携を行うと、データのひも付けがうまくいかずエラーの原因になります。

◆マスタデータの不整合により起こり得る影響

マスタデータの作成・整備の際は、下記の項目をすべてのチャネルにおいて同一のルールで登録もしくは定義する必要があります。

◆システム連携時に必要なマスタデータの構成要素

マスタデータの整理・統一ができているかは、以下の基準を参考にしましょう。

◆マスタデータの整理・統一すべきかの判断基準

些細なミスでも、日々の業務に影響を与えるため、商品のマスタデータを整備しておきましょう。

5-2.システム化の秘訣：現場の人が本当に使いやすいシステムかを確認する

2つ目のポイントは、現場の人が使いやすいシステムかを確認することです。

システムは、導入して終わりではありません。業種や運営形態によって必要な機能は異なるうえ、操作が複雑だと現場で使いこなせないため、実際に使う担当者にとって使いやすいかどうかを確認することが重要です。

◆現場の使い勝手を無視して導入した場合のトラブル

そのため、導入前には無料トライアルなどで実際のデモ画面を通して、以下の項目を現場メンバーと確認することが重要です。導入の目的によりますが、可能な限り以下の基準すべてを満たすのが理想です。

◆現場の人が本当に使いやすいシステムかの判断基準

5-3.システム化の秘訣：受注管理機能が備わっているECプラットフォームを利用する

外部ツールをつなぎ合わせるよりも、受注管理・API連携機能が備わっているECプラットフォームを導入するのがおすすめです。

受注管理をシステム化する際、多くの企業がつまずきやすいのが、ECサイトと外部の受注管理システム（OMS）の連携設定です。別々のシステムを組み合わせていると、どちらか一方の仕様変更がきっかけで連携不良が起こり、受注や発送に影響が及ぶ可能性があるからです。

◆連携の安定性が低い場合に起こり得るトラブル例

今後、売上が伸びれば、受注停止によるインパクトも大きくなるため、システム連携によるトラブル自体を発生させない基盤づくりが重要になってきます。 

◆受注管理のシステム化に向いているECプラットフォームの判断基準

EBISUMARTのように、受注管理の基盤をプラットフォーム内に備えたECサービスを活用すれば、データの整合性を保ちやすく、受注管理もスムーズに進めやすくなります。

スムーズにシステム化を進められ、トラブルを抑えながら安定して運用できるプラットフォームを選びましょう。

6.「受注管理業務の効率化」と「売上拡大に対応できる環境整備」にシステム利用は不可欠

ここまで紹介してきた通り、効率化と売上拡大を両立するには、ECサイトの受注管理におけるシステム活用が欠かせません。

受注管理をシステム化すれば、注文数が増えても安定して処理できる基盤を整えやすくなり、事業拡大にも対応しやすくなるからです。

実際、売上が伸びるほど現場の負担が増え、ミスも起こりやすくなるというジレンマは、多くのEC事業者が抱えています。どれだけ優れた商品を扱っていても、受注管理が追いつかなければ業務が滞り、顧客満足度の低下にもつながりかねません。

そのため、次のようなECサイトでは、受注管理のシステム化を前向きに検討する必要があります。

◆受注管理をシステム化すべきECサイトの特徴

将来的なスケールアップを見据えるのであれば、受注管理をシステム化することが事業を次のステージへ引き上げる最善の方法と言えるでしょう。

7.ECサイトの受注管理に困ったらEBISUMART

もし今、ECサイトの受注管理に課題を抱えているのであれば、EBISUMART（エビスマート）をご活用ください。

EBISUMARTでは、ECサイト構築サービスやECコンサルティングサービスを提供しており、受注管理システムにも対応しています。ECサイト運営を支える主な特長は、以下の通りです。

◆EBISUMARTの受注管理システムの特徴

「既存システムや運用フローをシステム化できるのか？」
「自社独自のルールがあり、実現が難しい」

このような課題を抱えている方は、柔軟なカスタマイズと手厚いサポートでミスやロスのない運用を実現へ導くEBISUMARTへご相談ください。

8.まとめ

ECサイトの受注管理をシステム化することは、「守り」だけでなく「攻め」の運営につながります。

改めて、本記事で紹介した受注管理をシステム化するための重要ポイントは以下の3つです。

「自社ECサイトの場合、今の体制ならどこまで自動化できる？」
「この機会に受注管理のフローを見直してシステム化したい」

このような方は、ぜひECサイト運営のプロであるEBISUMARTへご相談ください。