無料テンプレート付き「エクセルによる商品管理の方法」解説

商品情報をエクセルで管理する方法は、誰でも簡単に始められる商品情報管理の方法の1つです。初期費用をかけずに、管理が必要な商品情報を任意の形式で自由に登録・管理できるため、商品情報の種類や件数が少ない企業では、エクセルで商品情報を管理・運用しているケースも少なくありません。

エクセルで商品情報管理を行うメリットとして、以下の3つがあります。

◆エクセルで商品情報管理を行う3つのメリット

商品情報の件数が少なく単独部門で運用している場合や、管理対象とする項目を洗い出したいという場合には、エクセルを使った商品情報管理は有効な方法です。

一方で、エクセルで商品情報管理を続けることで、以下の5つの問題が発生する可能性があります。

◆エクセルでの商品情報管理で発生しやすい5つの問題

商品情報の種類や件数が増えたり、情報を利用する部門やサービスが複数になったりすると、管理が複雑化し、データ更新や最新版の管理運用が煩雑になり、誤った情報を発信してしまうといった事態が生じやすくなり、トラブルやブランドの信用を棄損する要因にもなります。

そのため、商品情報管理をエクセルで始める場合には、将来的にはPIMなどを使用したより効率的な方法への移行を考慮し、その際にスムーズにデータ移行ができるように運用していくべきでしょう。

この記事では、インターファクトリーでマーケティングを担当している筆者が、エクセルを使った商品情報管理表の基本構成、エクセル管理のメリットと課題について解説し、最後に商品情報管理を最適化するPIMの概要を紹介します。

また、本記事では実務ですぐに使えるエクセルの商品情報管理表の無料テンプレートをダウンロードできますので、興味のある方はぜひご利用ください

エクセルの商品情報管理表（無料テンプレート）

まずは、エクセルで商品情報管理を行う場合に必要な基本項目と、商品情報管理表の構成例を紹介します。

エクセルで商品情報管理表を作成する際の参考として、商品情報管理表テンプレートを用意しました。商品マスタ、SKU管理、EC掲載情報、メディア管理、更新履歴などをシートごとに分けて管理できる構成です。実務のたたき台として活用できますので、商品情報管理表を作成する際の参考にしてください。

◆商品情報管理表（エクセルブック）の無料テンプレートの構成

エクセルの商品情報管理表では、最初に商品ID、商品名、カテゴリ、価格、販売ステータスなど、商品の基本情報を管理するための「商品マスタ」を作成しましょう。商品のカラーやサイズなどのバリエーション情報や、JANコード、在庫数などはSKU単位で整理しておくと、管理しやすくなります。

ECサイトを運営している場合には、商品説明、スペック情報、検索キーワード、画像URL、公開チャネルなども管理対象となります。また、これらの情報はECモール、SNS、カタログ、広告などでも使用するため、どの情報を何の目的で使うのかが分かるように整理しておくことが重要です。

エクセルを使った商品情報管理は、商品情報の件数が少なく単独部門で運用している場合や、管理対象とする項目を洗い出したいという場合には有効な方法です。

エクセルでオリジナルの商品情報管理表を作成しよう

ここでは、エクセルで自社の商品情報管理に最適な管理表の作成手順を紹介します。実際の運用に合わせて、商品IDの付け方やSKUの分け方、管理するデータ項目を丁寧に設定していきましょう。

※解説文中の記入例は、商品情報管理表（エクセルブック）の無料テンプレートの内容です。実際の手順では、自社の商品情報に合わせて必要な項目を設定してください。

［無料テンプレート］商品情報管理表：ダウンロードはこちらから（.xlsx形式）

手順① 管理する商品情報の範囲と項目を決める

商品情報管理で管理する情報の範囲と項目は企業や業務によって異なります。

商品名、価格、在庫数だけを管理すれば良い場合もあれば、商品の説明文、ファイルの種類（画像/動画/PDF/公開チャネルなど）やファイルのURLなどの情報の管理が必要な場合もあります。

例えば、実店舗の場合には、商品ID、商品名、カテゴリ、価格、在庫数などの項目だけでも運用できますが、ECサイトの場合には、商品の説明文、スペック、画像情報、検索キーワード、販売ステータスなどの情報も必要になります。

手順② 商品IDとSKUのコード体系と適用ルールを決める

商品IDは商品そのものを識別するための番号です。

SKUは商品のカラーやサイズの違いなど、販売の最小単位を管理するための情報です。

例えば、同じTシャツでも、ホワイトのMサイズ、ホワイトのLサイズ、ブラックのMサイズは、それぞれ別のSKUとして管理します。

◆SKU管理シートの商品IDとSKUの記入例

このように、商品IDは商品単位、SKUは販売単位で管理します。商品IDとSKUのコード体系と適用ルールを曖昧にしてしまうと、同一商品を重複登録してしまったり、在庫数や販売情報などの情報を正しくひも付けできなくなったりするため、商品情報管理を始める前に、必ず決めておくようにしましょう。

手順③ 商品マスタに基本情報を入力する

商品マスタでは、商品ID、商品名、カテゴリ、ブランド、標準価格、販売ステータスといった商品単位で共通する商品の基本情報を管理します。

◆商品マスタの記入例

カラーやサイズ、在庫数といったSKUごとに異なる情報は、商品マスタではなくSKU管理シートで管理することで、データの重複登録を防ぎやすくなります。

また、商品名やカテゴリ名の表記や値の書式が統一されていないと検索や集計がしづらくなるため、最初に表記ルールを決めておくようにしましょう。

手順④ SKU管理シートでカラー・サイズ・在庫を整理する

SKU管理シートでは、商品IDに対して、SKU、カラー、サイズ、JANコード、在庫数、保管場所などのバリエーション情報を管理します。商品マスタは商品単位の情報を管理し、SKU管理シートは販売単位の情報を管理するイメージです。

◆SKU管理シートの記入例

SKU単位で管理すると、1つの商品で、どのカラーやサイズの在庫が少ないのかを確認しやすくなります。在庫数のしきい値など特に注意したい項目には、条件付き書式を設定し、一定数を下回っている、あるいは超過しているセルに色を付けるなどすると、対応や確認が必要な情報を判別しやすくなります。

手順⑤ EC掲載情報やメディア情報をひも付ける

ECサイトで商品を販売する場合は、商品説明や画像などの掲載情報も管理します。

EC掲載情報では、商品説明、スペック情報、検索キーワード、公開チャネル、公開予定日などを整理します。メディア管理では、コンテンツのファイル名やURL、ファイルの種別などの情報を商品IDやSKUにひも付けて管理します。

◆EC掲載情報の記入例

商品情報は、ECサイトの商品ページだけでなく、楽天市場やAmazonなどのECモール、広告、SNS、カタログ、営業資料などで利用されることがあります。そのため、商品説明や画像をどこで使用するのかを整理しておくと、更新時の確認がしやすくなります。

特に、画像や動画などのメディア情報は、ファイル名や保存場所が分からないと確認に時間がかかるため、商品IDやSKUとひも付けて管理しておくことで、必要な素材を探しやすくなります。

手順⑥ 更新担当者と更新ルールを決める

最後に、商品情報管理表の更新担当者と更新ルールを決めます。

商品情報管理表は、価格変更、在庫数の更新、商品説明の修正、販売ステータスの変更、新商品の追加など、継続的に更新が発生します。

そのため、「誰が」「いつ」「どの情報を」更新するのかを決めておくことが重要です。更新ルールが決まっていないと、古い情報が残ったり、同じ商品情報を複数の人が別々に修正したりして、最新情報を管理できなくなる可能性があります。

更新履歴シートには、更新日、担当者、変更内容、確認状況などを記録しておくと、あとから変更内容を確認しやすくなります。特に複数の人が商品情報管理表を編集する場合は、更新履歴を残すことで情報の確認や修正対応を行いやすくなります。

自社の商品構成や販売チャネルに合わせて、商品情報管理表のシートやデータ項目を設定し、実際の運用にフィットさせるようにしましょう。

エクセルで商品情報管理を行う3つのメリット

エクセルによる商品情報管理は、まずは小さく商品情報管理を始めたい場合や、パイロット運用で管理項目を検討したい場合には、最も気軽に始められる方法です。

エクセルを使った商品情報管理では、大きく3つのメリットがあります。

メリット① 導入コストをかけずに商品情報管理を始められる

最大のメリットとして、導入コストがかからないことが挙げられます。

ほとんどの企業がエクセルは導入済みであることが多いため、新たに専用のツールを導入する必要がありません。商品ID、商品名、カテゴリ、価格、在庫数、販売ステータスなど、必要な項目を決めさえすれば、すぐに管理表を作成して運用を始められます。本記事で配布しているような無料テンプレートを使用すると、ゼロから管理表を設計する手間を軽減できます。

［無料テンプレート］商品情報管理表：ダウンロードはこちらから（.xlsx形式）

メリット② 既存の業務フローに組み込みやすい

多くの企業では、売上集計、在庫確認、発注管理、顧客リスト管理など、エクセルを使ったデータ管理表での業務はなじみがあり、新しい商品情報管理表も現場の担当者は直観的に運用し始めることができます。

また、CSV形式でデータを出力したり、他の資料に貼り付けたりと加工しやすい点も、エクセルの使いやすさの1つで、商品情報を一時的に整理したい場合や、社内確認用の一覧表を作成したい場合などに重宝されます。

メリット③ 管理対象のデータ項目を自由に設定・定義できる

エクセルの管理表では、管理したい項目を自由に追加・変更できます。例えば、アパレルであればカラーやサイズ、食品であれば内容量や賞味期限、家電であれば型番やスペックなど、商品ジャンルに合わせて必要な項目を設定できます。

管理項目を柔軟に設計できるため、自社の商品特性に合わせた管理表を作りやすい点はエクセルならではの強みです。まずは必要な項目を洗い出し、商品情報の整理方法を検討する段階でも活用しやすいでしょう。

このように、エクセルは低コストで始められ、既存業務に組み込みやすい管理方法なので、最初から大がかりな仕組みを導入するのではなく、まずはエクセルで商品情報管理の手順と運用を固めていくことも現実的な方法であると言えるでしょう。

エクセルでの商品情報管理で発生しやすい5つの問題

導入初期やパイロット運用などではエクセルによる商品情報管理のメリットが大きいものの、使い続けていると不便が生じてきます。ここでは、特に発生する可能性の高い5つの問題について取り上げます。

問題① データ量が増えると更新漏れや入力ミスが起きやすい

データ件数が少ないうちはエクセルの表でも問題なくデータを処理できますが、取り扱い商品の数や種類、利用チャネルが増加すると、データ件数は急激に増加します。

数百点、数千点の商品情報の更新だけでも、対象商品の洗い出し、修正、反映・確認までの一連の作業負荷が大きくなり、情報のひも付け管理も複雑になるため、入力ミスや更新漏れなどのトラブルが起きやすくなります。

問題② 複数の人が編集し始めることで最新版が分からなくなる

商品情報管理表を複数の人が編集することで、最新版の特定が難しくなります。

特に、複数の部門で利用する場合には、各部門の担当者がそれぞれでファイルを管理し、自部門に必要な情報のみを編集して利用する、といった派生ファイルによるローカル運用が常態化しやすく、最新の情報を特定できなくなる可能性が高まります。

この問題は、担当者間の情報共有の運用にも起因し、メールやチャットでファイルを共有しているようなケースでは、ファイルをやりとりするたびにファイルが増殖します。

いつのまにか、担当者のパソコンには、「最新版」「修正版」「最終版」「最終版(1)」などが付いたファイルが乱立し、古い情報を使用してしまう危険性がますます高くなります。

問題③ メディアデータやファイルの管理が煩雑化しやすい

エクセルは、数値やテキストなどの情報を一覧管理するのには大変便利ですが、画像や動画などのメディアデータやファイル自体は統合管理ができないため、ファイルの名前や種類、保存先URLなどをテキスト情報として記録するだけの管理になります。

◆エクセルシートによるメディア管理

メディアデータやファイルの保存場所が変わったり、ファイル名が変更されたりすると、商品情報とのひも付けができなくなってしまうため、商品数が増えるほど関連付けが難しくなります。

問題④ チャネルごとに情報更新が発生する

同じ商品に関するコンテンツでも、チャネルごとに掲載する項目や形式、情報の見せ方などは異なるため、チャネル別のシートやファイルが増えていき、更新作業が煩雑になります。

特に、すべてのチャネル共通で使用する情報に変更が生じた際に、チャネルによって修正漏れや反映漏れが起きやすくなります。

問題⑤ 承認フローや変更履歴の管理が難しい

企業が情報発信を行う際には、公開前に確認や承認が必要になります。

手作業で、「誰が」「いつ」「どの項目を」変更・確認し、「誰が公開するのか」を正確に管理し続けるのは困難です。特に、複数部門で確認が必要な場合などでは、承認状況や変更履歴をエクセルだけで管理していくのは現実的ではありません。

商品情報管理の規模が大きくなりすぎる前に、デジタルツールを使用した商品情報管理への移行を検討しておくことが大切です。

商品情報管理を「PIM」で最適化しよう

PIM（Product Information Management：商品情報管理）は、企業が保有している多種多様な商品情報を統合管理し、複数のチャネルでのデータ活用を効率化するための仕組みです。

エクセルで商品情報管理を行う場合、商品マスタ、SKU管理、EC掲載情報、メディア情報、更新履歴などを異なるシートやファイルで管理することが多くなりますが、PIMではすべての商品情報を一連の商品情報として管理することができます。

◆エクセルとPIMの商品情報管理の違い

PIMは、商品情報を一元管理し、必要な情報を正確に更新・共有・運用するためのプラットフォームです。商品情報の増加や新たなチャネルの追加が見込まれる時点で、「PIM（ピム）」を使った商品情報管理への移行を検討しましょう。

「PIM」は商品情報の正確な一元管理と多チャネル展開を可能にする

PIMは、商品情報を一元管理し、更新・共有・チャネル展開を効率化するための仕組みです。主な導入メリットは以下の通りです。

◆PIMを活用する主なメリット

エクセルの商品情報管理では、商品情報の区分ごとにシートやファイルを分けて管理することが多くなります。データ件数が少ないうちは対処できていても、商品数、SKU数、販売チャネル、関係部門などが増えることで、作業量が激増します。

PIMを使用すると、商品に関するすべての情報をPIMに集約して管理できるため、「どのファイルが最新なのか」「どの商品画像を使うべきか」「どのチャネルにどの情報を反映したのか」といった情報の特定や確認作業が不要になります。

また、PIMは複数部門での商品情報の運用でも効果を発揮します。全チャネル共通の情報と、チャネル固有の情報の両方を管理できるため、すべてのチャネルがPIMの情報を正本としたデータ活用が行えるようになり、商品データの管理負荷が低減するとともに、精度の高いデータ運用が可能になります。

エクセルの商品情報管理表を「PIM」移行でも活用しよう

エクセルで商品情報管理表を作成することで、自社でどのような商品情報を管理しているのかを整理できます。これは、PIM導入時の商品マスタの設計や管理項目の整理に役立ちます。

PIMを導入する際は、システムを入れるだけでなく「どの商品情報を」「どの単位で」「どのように管理するのか」を決める必要があるため、エクセルの商品情報管理表を草案として活用しましょう。

◆PIM導入前に整理しておく商品情報

エクセルの商品情報管理表を作る過程で、データの粒度や表記・書式のゆれ、画像ファイルの保存場所について、更新担当者の曖昧さなど、現行の商品情報管理における課題が見えやすくなります。

多品種少量生産が主流となる中、商品情報をエクセルで管理し続けることが事業成長の足かせとなる可能性が高くなっていることも事実です。そのため、エクセルはあくまで、現在の商品情報を整理するための入り口として使用し、商品数や販売チャネルが増えそうな頃合いで、スムーズにPIMへ移行する計画も検討しておくことが重要です。

まとめ

エクセルは初めて商品情報管理を行う際には有効な方法です。商品情報がそれほど多くなく、単独部門で管理・運用する場合や、管理対象とする項目を洗い出すためのパイロット運用などの場合には、エクセル管理でも良いでしょう。

しかし、商品情報の種類と量が増えたり、商品情報を利用するチャネルや部門が複数になったりすると、エクセル管理では手に負えなくなりますので、商品情報管理の規模が大きくなってきた場合には、早い段階でPIMへの移行を検討すべきです。

従来の方法で管理している商品情報のデータ移行は慎重かつ丁寧に行う必要がありますが、PIMを使って商品情報管理を行うことで、複雑な商品情報を一元管理し、煩雑になりやすいデータの運用と活用を効率化できます。

インターファクトリーが提供している「EBISU PIM（エビス ピム）」は、商品情報の統合基盤として活用できるクラウドサービスの商品情報統合プラットフォームです。

多種多様な商品情報を統合管理し、複数のチャネルに最適な形式で情報を自動配信することも可能です。

◆EBISU PIMの特徴

「エクセルを使った商品情報管理に限界を感じている」「多チャネル運用の商品情報管理とデータ活用を効率化したい」という場合には、EBISU PIMがおすすめです。

EBISU PIMの詳しい機能や導入に関するご相談は、下記の公式サイトをご覧いただき、お気軽にお問い合わせください。

公式サイト：EBISU PIM(エビス ピム)